Keine Softwarelizenz
Du kaufst kein Paket von der Stange. Ich analysiere deinen Betrieb, verbinde die Programme, die du nutzt, und baue die Abläufe, die bei dir Arbeit kosten.
Kundenpotenzial-System · Digitale Unternehmenssteuerung
Deine Kunden sind längst da. Nutzt du ihr ganzes Potenzial?
Ich verbinde Kundenanfragen, CRM, Kalender, Angebote und Kommunikation zu einem System, das in deinem Betrieb mitarbeitet: Weniger bleibt liegen, Abläufe werden nachvollziehbar, und du kannst dich wieder stärker um dein Unternehmen kümmern.
Für dein bestätigtes Grundpaket: 50 % Anzahlung · 5.652,50 € inkl. 19 % USt. · Gesamtpreis 11.305,00 € inkl. USt.
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Individuelle Implementierung · Pilotprojekte nach Erstgespräch
Dein Unternehmen gewinnt Kunden. Dein System sorgt dafür, dass ihr Potenzial nicht verloren geht.
Ausgangslage
Wo Kundenpotenzial im Alltag verloren geht
Selten am Angebot oder an der Arbeit. Meistens zwischen zwei Programmen, in einem Postfach oder in einem vollen Kopf.
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Anfragen kommen über viele Wege
Formular, WhatsApp, Telefon, E-Mail, Empfehlung. Jede Anfrage liegt woanders, und nicht jede landet dort, wo sie bearbeitet wird.
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Angebote ohne Wiedervorlage
Das Angebot ist verschickt, die Rückmeldung bleibt aus, und im Tagesgeschäft fragt niemand nach. Der Auftrag geht nicht verloren, weil der Preis falsch war.
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Kundendaten an mehreren Stellen
Dieselben Angaben stehen im Handy, in der Buchhaltung, im Kalender und im Postfach. Wer sie abgleicht, überträgt von Hand und übersieht Dubletten.
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Bestandskunden ohne System
Wer letztes Jahr zufrieden war, wird nicht von selbst wieder Kunde. Ohne Wiedervorlage hängt die Folgebeauftragung am Gedächtnis.
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Das Wissen sitzt beim Inhaber
Wer was zugesagt hat, welcher Kunde welche Besonderheit hat, was als Nächstes ansteht – vieles steht nirgends. Das bremst, sobald der Betrieb wächst.
Was das System ist
Kein weiteres Programm. Eine Infrastruktur, die deine Programme verbindet.
Individuell umgesetzt
CRM-Struktur, Anbindungen und Automatisierungen entstehen für deine Abläufe – mit festgelegtem Umfang, Tests und Dokumentation.
Im eigenen Betrieb entwickelt
Die Kernprozesse habe ich in meinem eigenen Unternehmen entwickelt und im Arbeitsalltag erprobt. Weitere Schnittstellen und Automatisierungen prüfe ich individuell auf ihre technische Machbarkeit und ihren wirtschaftlichen Nutzen.
So funktioniert das System
Alles, was ein Kunde auslöst, läuft an einer Stelle zusammen
Eingang, Verarbeitung, Ausgabe: Aus verstreuten Anfragen und Informationen werden geprüfte Daten, zugeordnete Vorgänge und klare nächste Schritte.
01 Eingang
- Website-Anfragen und Landingpages
- Google Ads
- Organische Google-Suche und SEO
- Google-Unternehmensprofil
- WhatsApp und WhatsApp Business
- E-Mail und Kontaktformulare
- Telefonanrufe und Telefonanlagen
- Anfragen aus Social Media
- Terminbuchungen
- Empfehlungen und Bestandskunden
Kundenpotenzial-System
02 Verarbeitung
- CRM mit zentralen Kundendaten
- Dublettenprüfung und Stammdatenerfassung
- Zuordnung von Anfragen
- Dokumentation von Kontakten und Vorgängen
- Angebotserstellung und Nachverfolgung
- Termin- und Aufgabenverwaltung
- Kundensegmentierung
- Wiederkehrende Reinigungs- und Servicetermine
- Nachfassaufgaben
- Rechtmäßig freigegebene Kundenkommunikation
- Umsatz- und Auftragsübersichten
03 Ausgabe
- Kontakte und Vorgänge im CRM
- Aufgaben für Mitarbeiter
- Kalendertermine
- Benachrichtigungen
- Berichte und Dashboards
- Freigegebene E-Mail- und WhatsApp-Kommunikation
- Wiedervorlagen
- Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsführung
Unternehmerischer Nutzen
Was sich im Betrieb verändern kann
Weniger Übertragung von Hand
Was einmal erfasst ist, muss nicht in drei weitere Programme abgetippt werden.
Weniger vergessene Angebote
Offene Angebote haben eine Wiedervorlage – nicht nur einen Platz im Postfach.
Schnellere Bearbeitung intern
Neue Anfragen landen strukturiert an einer Stelle und sind sofort zuordenbar.
Eine Kundenhistorie
Anfragen, Angebote, Termine und Absprachen stehen beim Kunden, nicht verteilt über Geräte.
Systematische Wiedervorlagen
Folgetermine und Nachfassen entstehen aus Regeln statt aus dem Gedächtnis.
Weniger Programmwechsel
Die wichtigsten Informationen kommen dort an, wo du ohnehin arbeitest.
Klare Verantwortlichkeiten
Aufgaben haben einen Zuständigen und einen Termin. Was offen ist, ist sichtbar.
Übersicht für die Geschäftsführung
Anfragen, offene Angebote und Aufträge auf einen Blick – mit Zahlen statt Bauchgefühl.
Prozesse, die mitwachsen
Ein dokumentierter Ablauf funktioniert auch mit dem nächsten Mitarbeiter und dem nächsten Auftrag.
Weniger Abhängigkeit von Einzelnen
Wissen steckt im System und in der Dokumentation, nicht nur im Kopf einer Person.
Wie viel davon in deinem Betrieb eintritt, hängt von deinen Abläufen ab. Eine bestimmte Zeitersparnis oder Umsatzsteigerung sage ich nicht zu – ich messe, was sich tatsächlich verändert.
Serveranbindung und Integrationen
Deine Prozesse arbeiten weiter. Auch wenn dein Computer ausgeschaltet ist.
Mit einer Serveranbindung laufen Abgleiche, Prüfungen und Wiedervorlagen unabhängig vom Arbeitsplatz – kontrolliert, protokolliert und mit Rückweg.
Eigener Server, NAS oder Cloud
Automatisierungen laufen auf einem geeigneten System im Hintergrund – unabhängig vom Arbeitsplatzrechner.
Zeitgesteuerte Abläufe
Abgleiche, Prüfungen und Wiedervorlagen starten zu festen Zeiten, auch am frühen Morgen.
APIs und Webhooks
Programme tauschen Daten über ihre Schnittstellen aus, wo diese verfügbar und freigegeben sind.
Datenabgleich
CRM, Kalender, Buchhaltung und Kommunikationskanäle werden nach festen Regeln abgeglichen.
Fehlererkennung
Bricht ein Ablauf ab, wird das erkannt und gemeldet – statt still Daten zu verlieren.
Überwachung
Wiederkehrende Aufgaben werden auf Ausführung und Ergebnis kontrolliert.
Sicherung und Wiederherstellung
Datenstände werden gesichert, und die Wiederherstellung wird geprüft, nicht nur angenommen.
Erweiterbar
Neue Abläufe bauen auf der bestehenden Struktur auf, statt jedes Mal neu anzufangen.
Rollen und Berechtigungen
Jeder Zugang bekommt nur die Rechte, die er braucht. Schreibende Abläufe sind ausdrücklich freigegeben.
Nachvollziehbare Änderungen
Abläufe sind dokumentiert, Läufe protokolliert, Änderungen versioniert.
Mögliche Integrationen
- HubSpot
- Google Kalender
- Microsoft 365 / Outlook
- Lexware Office
- WhatsApp Business
- WhatChimp
- E-Mail-Systeme (IMAP)
- Geeignete Telefonieanbieter
- Website-Formulare
- Werbeplattformen
- n8n
Jede Anbindung hängt von den tatsächlich verfügbaren Schnittstellen, dem Tarif, den Berechtigungen und den rechtlichen Voraussetzungen ab. Ich sage nicht zu, dass jedes Programm uneingeschränkt verbunden, jedes Telefonat ausgewertet oder jede Nachricht ausgelesen werden kann.
Aus dem eigenen Betrieb
Fünf Beispiele aus Fensterreinigung Professionell
Jedes Beispiel trägt seinen tatsächlichen Stand. Kundennamen, Adressen und CRM-Daten zeige ich nicht.
Eigenes Betriebsbeispiel · Angebotsnachverfolgung
Vom offenen Angebot zur Nachfassaufgabe
- Ausgangslage
- Ein Angebot ist offen, die vereinbarte Wartezeit ist verstrichen und es liegt noch keine Rückmeldung vor.
- Umgesetzt
- Ein werktäglicher Lauf prüft offene Angebote anhand festgelegter Regeln und legt bei fälligen Vorgängen eine interne Nachfassaufgabe an.
- Dokumentiertes Ergebnis
- Der nächste Schritt steht als interne Aufgabe im System. Eine Nachricht an den Kunden wird dadurch nicht automatisch versendet.
- 01Offenes Angebot
Status und Wartezeit prüfen
- 02Regel erfüllt?
Nur fällige Vorgänge auswählen
- 03Interne Aufgabe
Nachfassen im Betrieb vormerken
- 04Persönlich entscheiden
Kontakt durch einen Menschen
Schematische Darstellung ohne Kundendaten. Quelle: dokumentierter Prozess im eigenen Betrieb Fensterreinigung Professionell, Stand 02.11.2026, Status „Produktiv im Einsatz“. Eine Zeitersparnis oder zusätzliche Aufträge wurden hierfür nicht beziffert.
- Produktiv im Einsatz
- Erfolgreich getestet
- In Einführung
- Individuell möglich
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Beispiel A – Anfrage
Produktiv im EinsatzEin Interessent füllt eine Angebots-Landingpage aus. Die Anfrage geht strukturiert ins CRM – mit gewünschter Leistung, Ort und bevorzugtem Kontaktweg. Dort wird sie geprüft und dem richtigen Kontakt zugeordnet.
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Beispiel B – Neukundenaufnahme
Produktiv im EinsatzNach der Auftragsvereinbarung trägt der Kunde seine Stammdaten über eine eigene Seite ein. Die Angaben landen zunächst getrennt von den bestehenden Kundendaten und werden erst nach einer Prüfung übernommen. Nicht übernommene Eingaben werden nach einer festen Frist bereinigt.
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Beispiel C – Angebotsnachverfolgung
Produktiv im EinsatzWerktags prüft ein Tageslauf offene Angebote nach festen Regeln. Kommt nach einer festgelegten Anzahl von Werktagen keine Rückmeldung, entsteht eine interne Nachfassaufgabe. Der Lauf legt Aufgaben an – er schreibt niemandem selbstständig.
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Beispiel D – Bestandskundenpflege
In EinführungAus Terminen, früheren Aufträgen und bestätigten Kommunikationsberechtigungen ermittelt das System, welche Kunden für eine spätere Kontaktaufnahme infrage kommen. Die Auswahl steht; ein Versand darüber fand noch nicht statt, und jeder Versand wird einzeln freigegeben.
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Beispiel E – Geschäftsführung
Erfolgreich getestetEin Dashboard zeigt neue Anfragen, offene Angebote, Aufträge und Kennzahlen aus CRM und Buchhaltung. Die Ansicht im CRM ist eingerichtet, eine erweiterte Übersicht mit dem Zustand der Automatisierungen läuft in einer Testversion.
Die Automatisierungen laufen heute auf einem eigenen Rechner im Betrieb. Die Umstellung auf ein Synology-NAS läuft im Parallelbetrieb und ist noch nicht abgeschlossen. Alles, was über diese Beispiele hinausgeht, ist individuell möglich und wird im Projekt einzeln geprüft.
Projektablauf
In sieben Schritten zum laufenden System
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Unternehmens- und Potenzialanalyse
Wo entstehen Anfragen, wo bleiben sie liegen, wo kostet Handarbeit am meisten?
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Programme und Datenwege erfassen
Welche Programme sind im Einsatz, welche Schnittstellen und Tarife gibt es, wo liegen welche Daten?
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CRM-Struktur und Prozessarchitektur
Felder, Phasen, Zuständigkeiten und Regeln – festgelegt, bevor etwas gebaut wird.
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Schnittstellen und Automatisierungen
Umsetzung der vereinbarten Anbindungen und Abläufe, schreibend erst nach Freigabe.
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Testbetrieb und Qualitätskontrolle
Trockenläufe, Testdaten und Gegenproben, bis jeder Ablauf nachweislich trägt.
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Produktivstart
Kontrollierte Inbetriebnahme mit dokumentiertem Rückweg.
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Schulung, Monitoring, Weiterentwicklung
Einweisung des Teams, Überwachung der Abläufe und gezielter Ausbau.
Der Weg, den das System begleitet
- Anfrage
- Erfassung im CRM
- Angebot
- Nachfassen
- Auftrag
- Termin
- Rechnung
- Wiedervorlage
- Langfristige Kundenbeziehung
Investition
Ein Premium-Projekt mit klaren Grenzen
Ich arbeite mit festgelegtem Umfang statt unbegrenzter Betreuung. Den genauen Rahmen vereinbaren wir nach dem Erstgespräch und der Analyse. Alle Preise netto, zzgl. gesetzlicher USt.
Einmalig
Individuelle Implementierung
ab 9.500 € netto
Grundumfang:
- Systemanalyse und Prozessplanung, bis zu zwei Workshops
- Einrichtung und Strukturierung eines CRM-Systems mit einer Vertriebspipeline
- Übernahme vereinbarter Kundendaten aus einer Quelle
- Anbindung von bis zu drei Datenquellen
- Aufbau von bis zu fünf definierten Automatisierungen
- Aufgaben und Benachrichtigungen für bis zu drei Rollen
- Tests, Dokumentation und Einweisung in zwei Terminen
Monatlich · optional
Systembegleitung
690 € netto / Monat
- Monitoring und Wartung der eingerichteten Abläufe
- Support Montag bis Freitag, 9–17 Uhr
- Bis zu zwei Stunden kleinere Anpassungen im Monat
- Systemkontrolle einmal im Quartal
Monatlich · optional
Wachstumsbegleitung
1.190 € netto / Monat
- Alles aus der Systembegleitung
- Bis zu fünf Stunden kleinere Anpassungen und Weiterentwicklung im Monat
- Monatlicher Steuerungstermin mit Kennzahlenauswertung
- Planung der nächsten Ausbaustufe
Was die Begleitung umfasst – und was nicht
| Leistung | Systembegleitung690 € / Monat | Wachstumsbegleitung1.190 € / Monat |
|---|---|---|
| Monitoring Ausführung und Fehler der eingerichteten Abläufe | an Werktagen | an Werktagen |
| Wartung Fehlerbehebung und Erhalt der vereinbarten Funktion | enthalten | enthalten |
| Support Montag bis Freitag, 9–17 Uhr | enthalten | enthalten |
| Reaktionszeit erste Rückmeldung, nicht Behebungszeit | 1 Werktag | 1 Werktag |
| Kleinere Anpassungen vereinbart, nicht übertragbar | bis 2 h / Monat | bis 5 h / Monat |
| Systemkontrolle Prüfung von Datenqualität und Abläufen | quartalsweise | quartalsweise |
| Steuerungstermin Kennzahlen, Prioritäten, nächste Ausbaustufe | nicht enthalten | monatlich |
Wartung erhält die vereinbarte Funktion der eingerichteten Abläufe. Neue Funktionen und Umbauten, weil ein Anbieter seine Schnittstelle abkündigt oder du Tarif oder Programm wechselst, sind zusätzliche Leistungen. Die Begleitung ist nicht Voraussetzung für die Implementierung und wird nicht automatisch mitgebucht.
Zusätzliche Leistungen 165 € netto je Stunde
- neue Integrationen, Automatisierungen und Datenübernahmen über den vereinbarten Umfang hinaus
- Umbauten wegen abgekündigter Schnittstellen, Tarif- oder Programmwechseln
- Stunden über das monatliche Kontingent hinaus; nicht genutzte Stunden verfallen
- zusätzliche Schulungen und Termine vor Ort
- Arbeiten außerhalb der Supportzeiten nach gesonderter Absprache
Gesondert, direkt beim Anbieter
- Lizenzen für CRM und weitere Programme
- Server, NAS oder Cloud-Hosting
- Gebühren für Schnittstellen und Nachrichtenversand
- Telefonie- und WhatsApp-Dienste
- Werbebudgets
- Zahlung Implementierung
- 50 % bei Beauftragung · 30 % nach der Testphase · 20 % bei Abnahme
- Laufzeit Begleitung
- mindestens sechs Monate, danach monatlich kündbar
- Zusätzliche Leistungen
- 165 € netto je Stunde, nach Aufwandsschätzung und Freigabe
Verbindlich sind das individuelle Angebot und der Vertrag. Pilotprojekte sind nach dem Erstgespräch auf Anfrage möglich. Unbegrenzte Leistungen biete ich bewusst nicht an.
Nach persönlicher Projektabstimmung
Die Anzahlung für dein Grundpaket
Du hast ein bestätigtes Angebot über das Grundpaket zu 9.500 € netto erhalten? Hier kannst du die vereinbarte erste Rate von 50 % bei Beauftragung bezahlen.
50 % Anzahlung bei Beauftragung
5.652,50 € inkl. 19 % USt.
4.750,00 € netto + 902,50 € USt.
Gesamtpreis des Grundpakets: 9.500,00 € netto / 11.305,00 € brutto. Nach der Testphase werden weitere 30 % (3.391,50 € brutto) und bei Abnahme 20 % (2.261,00 € brutto) separat fällig.
Vereinbarte Anzahlung bezahlen ↗Öffnet Stripe in einem neuen Tab. Bitte gib deine bestätigte Angebotsnummer an. Für Geschäftskunden in Deutschland.
Dieser Link gilt ausschließlich für das bestätigte Grundpaket. Bei einem abweichenden Projektpreis erhältst du einen passenden Zahlungslink. Begleitung, Lizenzen und Drittkosten sind nicht enthalten.
Im Zusammenspiel
Sichtbarkeit, Anfragen, System
Die Website Factory sorgt dafür, dass aus Besuchern Anfragen werden. Google Ads bringt gezielt Besucher. Das Lehrmodul Neukundengewinnung – Das Fundament ordnet die Grundlagen. Das Kundenpotenzial-System sorgt dafür, dass aus Anfragen Aufträge und aus Aufträgen langfristige Kundenbeziehungen werden. Jedes Angebot ist eigenständig buchbar.
Für wen das passt – und für wen nicht
Gut geeignet für …
- inhabergeführte Dienstleistungsbetriebe mit wiederkehrenden Kunden – etwa Reinigung, Handwerk, Garten- und Landschaftsbau oder Gebäudeservice
- Betriebe, in denen der Geschäftsführer selbst einen großen Teil der Verwaltung übernimmt
- Unternehmer, die bereit sind, Abläufe festzulegen und dafür Zeit in Analyse und Test zu geben
- Betriebe, die ihre Programme behalten und besser verbinden wollen, statt alles neu zu kaufen
Nicht das Richtige für …
- wer eine fertige Software zum Selbstinstallieren sucht
- wer garantierte Umsatz- oder Zeitersparnis erwartet
- wer Telefonate, Chats oder Postfächer ohne Rechtsgrundlage auswerten möchte
Häufige Fragen
Ist das Kundenpotenzial-System eine Software?
Nein. Du kaufst keine Lizenz, sondern die Analyse, die individuelle Einrichtung, die Verbindung deiner Programme und auf Wunsch die laufende Betreuung. Die Programme selbst – etwa das CRM – laufen auf dein Unternehmen und bleiben deins.
Welche Programme lassen sich verbinden?
Das hängt von den tatsächlich verfügbaren Schnittstellen, deinem Tarif und den Berechtigungen ab. In meinem eigenen Betrieb sind unter anderem HubSpot, Google Kalender und Lexware Office verbunden, WhatChimp und E-Mail-Postfächer lesend angebunden. Ob eine Anbindung bei dir möglich ist, kläre ich in der Analyse – bevor ein Angebot entsteht.
Werden Telefonate oder WhatsApp-Nachrichten automatisch ausgewertet?
Nicht pauschal. Was technisch und rechtlich zulässig ist, hängt vom Anbieter, vom Tarif und von der Einwilligung der Beteiligten ab. Ich binde Kanäle nur so an, wie es die Schnittstelle erlaubt und die Rechtslage trägt – im Zweifel gar nicht.
Muss mein Computer dafür laufen?
Nicht zwingend. Zeitgesteuerte Abläufe können auf einem eigenen Server, einem NAS oder einem geeigneten Cloud-System laufen. Welche Lösung passt, hängt von deinem Betrieb und deinen Anforderungen ab. Im eigenen Betrieb läuft die Umstellung auf ein NAS derzeit im Parallelbetrieb.
Wem gehören die Daten?
Dir. Konten, Lizenzen und Zugänge laufen auf dein Unternehmen. Ich arbeite mit eingeschränkten Rechten und dokumentiere, welche Abläufe was lesen und schreiben.
Wie lange dauert die Einführung?
Das hängt vom Umfang ab und wird nach der Analyse verbindlich vereinbart. Eine Zeitangabe ohne Kenntnis deiner Programme und Abläufe wäre nicht seriös.
Habt ihr schon Systeme für andere Betriebe eingeführt?
Ehrlich gesagt: Das System ist in meinem eigenen Unternehmen entstanden und dort im Einsatz. Für andere Betriebe setze ich es derzeit als individuelle Implementierung in ausgewählten Pilotprojekten um – nicht als fertiges Serienprodukt.
Ist das datenschutzkonform?
Datenschutz ist Teil der Planung: Auftragsverarbeitungsverträge, Rollen, Einwilligungen und Löschregeln gehören in jedes Projekt. Eine Rechtsberatung ersetze ich nicht; die rechtliche Bewertung bleibt bei dir und deinen Beratern.
Sprechen wir über dein System.
Du sprichst direkt mit Benjamin O. Giese. Schreib kurz, was dein Betrieb macht, mit welchen Programmen du arbeitest und wo heute die meiste Handarbeit entsteht. Im Systemgespräch klären wir, ob ein Kundenpotenzial-System für dich wirtschaftlich sinnvoll ist – und wenn nicht, sage ich dir das.
Individuelle Implementierung ab 9.500 € netto zzgl. gesetzlicher USt. · Pilotprojekte nach Erstgespräch
Systemgespräch vereinbaren ↗ (öffnet WhatsApp in neuem Tab)
Jetzt vereinbarte Anzahlung leisten ↗ (öffnet Stripe in neuem Tab)Für dein bestätigtes Grundpaket: 50 % Anzahlung · 5.652,50 € inkl. 19 % USt. · Gesamtpreis 11.305,00 € inkl. USt.